Asystenci i automatyzacja
Praca, która nie jest jednym dokumentem, tylko ciągiem: przeczytaj zgłoszenie, znajdź plik, napisz odpowiedź, zaktualizuj rekord, przypomnij się o to, co nigdy nie wróciło. Asystent wykonuje kroki, a człowiek zatwierdza wynik.
Co to jest
Część pracy to nie przychodzący dokument. To krótki ciąg kroków, który powtarza się czterdzieści razy w tygodniu. Przychodzi zgłoszenie, ktoś sprawdza klienta, weryfikuje dwie rzeczy, pisze odpowiedź prawie taką samą jak poprzednio, aktualizuje rekord i ustawia przypomnienie, żeby dopytać o to, czego brakuje. Każdy krok jest łatwy. Zjada dzień dopiero cały ciąg.
Asystent wykonuje ten ciąg i zatrzymuje się tam, gdzie potrzebna jest ocena. Przygotowuje treść, ale nie wysyła. Przygotowuje rekord, człowiek go zatwierdza. Wszystko, co zrobił, trafia do logu, który da się przeczytać, więc kiedy się pomyli, widzisz, który krok zawiódł, i poprawiasz ten krok, zamiast wyłączać całość i wracać do ręcznej roboty.
Nie budujemy asystenta, który za pierwszym razem działa sam. Zatwierdzenia zdejmujemy później, po jednym, kiedy log pokaże, że dany krok na to zasłużył.
Co to robi
Pięć nawyków, a piąty jest tym, który pozwala bezpiecznie utrzymać cztery pozostałe.
01
Mieszka tam, gdzie praca już się dzieje
We wspólnej skrzynce, w Teams albo Slacku, w CRM, w kolejce zgłoszeń. Nikt nie musi logować się do nowego systemu, żeby z niego skorzystać.
02
Przygotowuje zamiast wysyłać
Odpowiedzi, oferty, streszczenia, notatki wewnętrzne. Człowiek czyta i wysyła, i tak samo asystent się poprawia: poprawki są informacją zwrotną.
03
Wyszukuje za Ciebie
Zbiera klienta, zamówienie, umowę i ostatnią rozmowę w jednym miejscu, zanim ktokolwiek o to poprosi, więc człowiek zaczyna od pełnego obrazu zamiast go składać.
04
Dopytuje o to, czego brakuje
Dokument, który nigdy nie wrócił, zatwierdzenie, które utknęło, formularz z trzema pustymi polami. Uprzejmie, według harmonogramu, i przestaje w chwili, gdy rzecz przyjdzie.
05
Zapisuje, co zrobił
Każde uruchomienie, każdy krok, każdą decyzję, razem z tym, co weszło i co wyszło. To dzięki temu rozsądne jest danie mu więcej pracy w kolejnym miesiącu.
Z czym zostajesz
Jeden asystent na prawdziwej pracy i mechanizmy, którymi poszerzasz albo zawężasz jego uprawnienia.
Asystent wykonujący dwa albo trzy prawdziwe zadania
Wybrane razem z zespołem, działające na bieżącej pracy, w narzędziu, które i tak mają otwarte cały dzień.
Krok zatwierdzenia, który kontrolujesz
Co może zrobić sam, a co wymaga człowieka, spisane i możliwe do zmiany bez programisty.
Log i koszt jednego uruchomienia
Co zrobił i ile to kosztowało. Automatyzacja o nieznanym koszcie utrzymania to niespodzianka czekająca na koniec kwartału.
Kod, wdrożenie i przekazanie
Twoje, z runbookiem i przejściem po całości z osobą, która przejmie to po naszym wyjściu.
Jak to przebiega
Dzień obserwacji prawdziwej pracy
Siadamy z osobą, która ją wykonuje. Spisany proces opisuje, co powinno się dziać; dzień obserwacji pokazuje, co się dzieje.
Wybieramy dwa kroki
Te dwa z największą powtarzalnością i najmniejszą liczbą decyzji, a nie te dwa, które najciekawiej się buduje.
Budujemy z zatwierdzeniem w środku
Od pierwszego dnia przygotowuje i proponuje. Nic nie wychodzi na zewnątrz nieprzeczytane przez człowieka.
Poluzowujemy powoli
Kiedy log pokaże, że dany krok jest prawie zawsze poprawny, ten krok przestaje wymagać kliknięcia. Po jednym i tylko za Twoją zgodą.
Dla kogo to jest
Zespoły sprzedaży i obsługi
To samo wyszukanie, ta sama odpowiedź, to samo przypomnienie, kilkadziesiąt razy w tygodniu.
HR i rekrutacja
Przesiew, umawianie terminów i to nieskończone dopytywanie o dokumenty, którego nikt nie lubi, a wszyscy potrzebują.
Małe zespoły bez osoby od operacji
Dziesięć osób wykonujących pracę dwudziestu, a administracja jest tym, co puszcza pierwsze.
Ile to kosztuje w czasie
Czas kalendarzowy. Zmienną rzadko jest oprogramowanie, a zwykle to, jak szybko dostaniemy dostęp do narzędzi, których asystent ma dotykać.
Dzień obserwacji, potem lista
Śledzimy prawdziwą pracę i wracamy z krokami, które warto zautomatyzować, oraz z tymi, których nie warto.
Pierwsze dwa zadania, na żywo
Działają na prawdziwej pracy z człowiekiem zatwierdzającym wszystko, wewnątrz Waszych obecnych narzędzi.
Więcej zadań, mniej klikania
Dokładamy zadania i zdejmujemy zatwierdzenia tam, gdzie log na to zapracował, a potem przekazujemy całość.
Powiązane
Opisz nam jeden dzień pracy, przy której chcesz pomocy
Które czterdzieści minut schodzi na te same trzy kroki. To zwykle wystarczy, żebyśmy powiedzieli, czy warto budować asystenta.
Umów rozmowę