Automatyzacja dokumentów
Faktury, listy przewozowe, zamówienia i formularze przychodzą przez cały dzień. Oprogramowanie może je odczytać, sprawdzić względem Twoich reguł i odłożyć tam, gdzie ich miejsce, a człowiek patrzy tylko na te, które tego wymagają.
Co to jest
Każda firma ma biurko, na które trafiają dokumenty. Przychodzą mailem, pocztą, z portalu dostawcy, jako zdjęcie listu przewozowego zrobione na placu. Ktoś otwiera każdy z nich, odczytuje cztery czy pięć liczb, przepisuje je do innego systemu i archiwizuje. To cicha, nieustanna praca i pierwsza rzecz, która się sypie, kiedy osoba, która ją wykonuje, bierze tydzień wolnego.
My budujemy to, co pośrodku. Dokumenty dalej przychodzą tak, jak przychodziły. Oprogramowanie je odczytuje, sprawdza względem tego, co już wiesz, i wprowadza do Twojego systemu. To, czego nie odczyta z pewnością, trafia do krótkiej kolejki dla człowieka, i o tę kolejkę tu chodzi: celem nie jest zero ludzi, tylko jedna osoba oglądająca dziesięć dokumentów dziennie zamiast trzystu.
Dwóch inżynierów z Poznania, pracujących w całej Europie. Twoje dokumenty zostają na infrastrukturze w UE, a umowa powierzenia jest podpisana, zanim zobaczymy pierwszy plik.
Co to robi
Pięć kroków i każdy z nich da się sprawdzić.
01
Przyjmuje dokumenty
Skrzynka mailowa, folder współdzielony, portal dostawcy, skaner, aparat w telefonie. Podłączamy się do tego, czego używasz dziś, zamiast prosić dostawców o zmianę sposobu wysyłki.
02
Odczytuje pola, na których Ci zależy
Dostawca, daty, pozycje, kwoty, podatek, numery referencyjne. Listę ustalamy najpierw z Tobą, bo pole, którego nikt nie używa, to pole, którego nikt nie sprawdzi.
03
Sprawdza względem Twoich reguł
Czy suma się zgadza. Czy dostawca jest znany. Czy zamówienie istnieje. Czy to nie ten sam dokument, który przyszedł we wtorek. Reguły są Twoje i są spisane zwykłym językiem.
04
Odkłada tam, gdzie trzeba
Do systemu księgowego, do ERP, do archiwum albo do arkusza, jeśli naprawdę z niego korzystacie. Oryginał zostaje przypięty do zapisu, który utworzył.
05
Resztę oddaje człowiekowi
Wszystko niejasne trafia do kolejki, gdzie z jednej strony jest dokument, a z drugiej odczyt, więc poprawka zajmuje sekundy. Każda poprawka poprawia następną partię.
Z czym zostajesz
Działające oprogramowanie i tyle spisanej wiedzy, żeby ktoś inny niż my mógł je utrzymać.
Działające przyjmowanie jednego typu dokumentu
Na żywo, podłączone do Twojej prawdziwej skrzynki lub folderu, obsługujące prawdziwe dokumenty w dniu, w którym kończymy.
Kolejka wyjątków
Jeden ekran, na którym człowiek domyka to, czego oprogramowanie nie chciało zgadywać. Zaprojektowany dla osoby, która dziś wykonuje tę pracę, nie dla administratora.
Raport skuteczności na Twoich dokumentach
Zmierzony na próbce, którą wybierasz, pole po polu, żebyś wiedział, gdzie jest mocny, a gdzie człowiek nadal musi zajrzeć.
Kod, wdrożenie i przekazanie
Twoje, w Twoim repozytorium, uruchomione na Twoim koncie chmurowym albo na naszym, z runbookiem i przejściem po całości z osobą, która to przejmie.
Jak to przebiega
Jeden typ dokumentu
Wybieramy ten o największym wolumenie i najmniejszej różnorodności. Objęcie wszystkiego naraz to najpewniejszy sposób, żeby nie skończyć niczego.
Próbka prawdziwych dokumentów
Kilkaset Twoich, razem z tymi brzydkimi: krzywe skany, pismo odręczne, dostawca, który zmienił układ zeszłej wiosny.
Budujemy i mierzymy
Budujemy odczyt i kontrole, a potem mierzymy je na próbce. Widzisz liczby, zanim cokolwiek dotknie Twoich systemów.
Najpierw równolegle, potem przełączenie
Działa obok obecnego procesu przez kilka tygodni i porównujemy oba. Przełączasz się wtedy, kiedy mówi o tym porównanie, a nie kiedy my mówimy, że skończyliśmy.
Dla kogo to jest
Zespoły finansowe i back office
Rozliczanie faktur, wprowadzanie zamówień, przyjmowanie zgłoszeń. Wszędzie tam, gdzie człowiek jest łącznikiem między skrzynką a systemem.
Firmy rosnące szybciej niż ich administracja
Wolumen się podwoił, liczba etatów nie, a zaległości zaczęli widzieć klienci.
Zespoły z jedną osobą, która wie, jak to działa
Proces siedzi w czyjejś głowie i wszyscy po cichu martwią się tygodniem jej nieobecności.
Ile to kosztuje w czasie
Czas kalendarzowy, przy założeniu, że dostaniemy próbkę dokumentów i pół godziny tygodniowo od osoby, która dziś wykonuje tę pracę.
Próbka i zakres
Oglądamy prawdziwe dokumenty, ustalamy pola i reguły i uczciwie mówimy, jeśli któregoś nie warto automatyzować.
Działający pilotaż
Odczyt, kontrole i kolejka wyjątków, uruchomione na Twojej próbce, ze zmierzoną skutecznością.
Podłączone i na produkcji
Wpięte w Twoje systemy, uruchomione równolegle z obecnym procesem, a potem przełączone, z opisanym przekazaniem.
Przyślij nam pięć swoich dokumentów
Prawdziwych, z całym bałaganem. Powiemy, co oprogramowanie mogłoby z nich odczytać, a czego nie, zanim wydasz złotówkę.
Umów rozmowę