Dokumentenautomatisierung
Rechnungen, Lieferscheine, Bestellungen und Formulare kommen den ganzen Tag an. Software kann sie lesen, gegen Ihre Regeln prüfen und dorthin legen, wo sie hingehören, während ein Mensch nur noch die Fälle ansieht, die einen Menschen brauchen.
Worum es geht
Jedes Unternehmen hat einen Schreibtisch, auf dem Dokumente landen. Sie kommen per Mail, per Post, aus einem Lieferantenportal, als Foto eines Lieferscheins vom Hof. Jemand öffnet jedes einzelne, liest vier oder fünf Zahlen ab, tippt sie in ein anderes System und legt es ab. Es ist stille, ununterbrochene Arbeit, und sie ist das Erste, was kippt, wenn die Person, die sie macht, eine Woche frei nimmt.
Wir bauen das Stück dazwischen. Die Dokumente kommen weiter so an, wie sie ohnehin ankommen. Software liest sie, prüft sie gegen das, was Sie bereits wissen, und bucht sie in Ihr System. Was sie nicht sicher lesen kann, landet in einer kurzen Warteschlange für einen Menschen, und genau darum geht es: Das Ziel sind nicht null Menschen, sondern eine Person, die zehn Dokumente am Tag ansieht statt dreihundert.
Zwei Ingenieure aus Poznan, tätig in ganz Europa. Ihre Dokumente bleiben auf europäischer Infrastruktur, und der Auftragsverarbeitungsvertrag ist unterschrieben, bevor wir die erste Datei sehen.
Was es tut
Fünf Schritte, und jeder davon ist überprüfbar.
01
Nimmt die Dokumente an
Ein Postfach, ein geteilter Ordner, ein Lieferantenportal, ein Scanner, eine Handykamera. Wir schließen an das an, was Sie heute nutzen, statt Ihre Lieferanten um einen anderen Versandweg zu bitten.
02
Liest die Felder, auf die es ankommt
Lieferant, Daten, Positionen, Summen, Steuer, Referenznummern. Die Liste stimmen wir vorher mit Ihnen ab, denn ein Feld, das niemand nutzt, ist ein Feld, das niemand prüft.
03
Prüft gegen Ihre Regeln
Geht die Summe auf. Ist der Lieferant bekannt. Existiert die Bestellung. Ist das dasselbe Dokument, das schon am Dienstag kam. Die Regeln sind Ihre und sie stehen in klarer Sprache geschrieben.
04
Legt es dorthin, wo es hingehört
In Ihre Buchhaltung, Ihr ERP, Ihr Archiv oder in eine Tabelle, wenn Sie wirklich damit arbeiten. Das Originaldokument bleibt am erzeugten Datensatz hängen.
05
Gibt den Rest an einen Menschen
Alles Unklare geht in eine Warteschlange, links das Dokument, rechts das Gelesene, sodass eine Korrektur Sekunden dauert. Jede Korrektur verbessert den nächsten Stapel.
Was am Ende bei Ihnen bleibt
Laufende Software und genug Dokumentation, dass jemand außer uns sie weiterbetreiben kann.
Ein laufender Eingang für eine Dokumentenart
Live, angeschlossen an Ihr echtes Postfach oder Ihren Ordner, mit echten Dokumenten an dem Tag, an dem wir fertig sind.
Die Ausnahme-Warteschlange
Ein Bildschirm, auf dem ein Mensch klärt, was die Software nicht raten wollte. Gebaut für die Person, die diese Arbeit heute macht, nicht für eine Administration.
Ein Genauigkeitsbericht auf Ihren eigenen Dokumenten
Gemessen an einer Stichprobe, die Sie wählen, Feld für Feld, damit Sie wissen, wo es stark ist und wo ein Mensch weiterhin hinsehen muss.
Code, Deployment und Übergabe
Ihres, in Ihrem Repository, laufend in Ihrem Cloud-Konto oder in unserem, mit schriftlichem Runbook und einem Durchgang für die Person, die es übernimmt.
Wie es abläuft
Eine Dokumentenart
Wir nehmen die mit dem höchsten Volumen und der geringsten Vielfalt. Alles auf einmal abzudecken ist der zuverlässigste Weg, nichts fertigzustellen.
Eine Stichprobe echter Dokumente
Einige hundert von Ihnen, samt der hässlichen: schiefe Scans, Handschrift, der Lieferant, der im Frühjahr sein Layout geändert hat.
Bauen und messen
Wir bauen das Auslesen und die Prüfungen und messen sie an der Stichprobe. Sie sehen die Zahlen, bevor irgendetwas Ihre Systeme berührt.
Erst parallel, dann umschalten
Es läuft einige Wochen neben dem bisherigen Prozess, und beide werden verglichen. Sie schalten um, wenn der Vergleich es sagt, nicht wenn wir sagen, wir seien fertig.
Für wen das ist
Finanz- und Backoffice-Teams
Kreditorenbuchhaltung, Auftragserfassung, Schadenannahme. Überall dort, wo ein Mensch die Verbindung zwischen Postfach und System ist.
Unternehmen, die schneller wachsen als ihre Verwaltung
Das Volumen hat sich verdoppelt, die Stellen nicht, und der Rückstand ist inzwischen für Kunden sichtbar.
Teams mit einer Person, die weiß, wie es geht
Der Prozess lebt in einem Kopf, und alle sorgen sich still um die Woche, in der diese Person fehlt.
Was es an Zeit kostet
Kalenderzeit, vorausgesetzt wir bekommen eine Stichprobe von Dokumenten und eine halbe Stunde pro Woche von der Person, die die Arbeit heute macht.
Stichprobe und Umfang
Wir sehen echte Dokumente an, stimmen Felder und Regeln ab und sagen ehrlich, wenn sich eines davon nicht zu automatisieren lohnt.
Ein laufender Pilot
Auslesen, Prüfungen und Ausnahme-Warteschlange, laufend auf Ihrer Stichprobe, mit gemessener Genauigkeit.
Angeschlossen und live
In Ihre Systeme eingebunden, parallel zum bisherigen Prozess betrieben und dann umgeschaltet, mit schriftlicher Übergabe.
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